État daté : plafond de 380 €, contenu et qui le paie

Au moment de vendre un appartement, deux documents au nom presque identique se succèdent : le pré-état daté, au compromis, puis l'état daté, chez le notaire, quelques semaines avant l'acte définitif. Le second est le seul à être prévu par les textes, le seul à être obligatoirement établi par le syndic et le seul dont le prix soit encadré. Voici ce qu'il faut savoir pour ne pas payer plus que le juste prix et éviter les blocages de dernière minute.

À quoi sert l'état daté ?

Quand un lot change de propriétaire, la copropriété doit savoir qui doit quoi. Des charges ont pu être appelées mais pas encore payées, des travaux votés mais pas encore réalisés, des avances versées au syndicat. L'état daté fait le point, à une date donnée, sur la situation financière du lot vendu. Le notaire s'en sert pour :

• retenir sur le prix de vente les sommes que le vendeur doit encore au syndicat ;
• informer l'acquéreur des sommes qu'il devra payer après la vente ;
• organiser le remboursement au vendeur des sommes qui lui reviennent.

Son fondement est l'article 5 du décret du 17 mars 1967. Il intervient après la signature du compromis, généralement à la demande du notaire chargé de l'acte de vente.

Que contient l'état daté ?

Le document est structuré en trois parties, complétées par une annexe.

Première partie : ce que le vendeur doit au syndicat

• Les provisions exigibles du budget prévisionnel non encore payées.
• Les provisions exigibles pour des dépenses hors budget (travaux).
• Les charges impayées des exercices antérieurs.
• Les sommes devenues exigibles du fait de la vente (par exemple, le solde d'un emprunt collectif lorsque les modalités votées le prévoient).
• Les avances éventuellement dues.

Deuxième partie : ce que le syndicat doit au vendeur

• Les avances qu'il a versées et qui doivent lui être remboursées.
• Les provisions trop versées.

Attention : la quote-part du fonds de travaux attachée au lot n'est pas remboursée au vendeur par le syndicat. Elle reste attachée au lot et profite à l'acquéreur. Le vendeur peut seulement en tenir compte dans la négociation du prix.

Troisième partie : ce que l'acquéreur devra payer

• Les provisions du budget prévisionnel qui seront exigibles après la vente.
• Les provisions pour travaux votés dont les appels interviendront après la vente.
• Le cas échéant, depuis le décret du 22 décembre 2025, le capital restant dû au titre d'un emprunt collectif souscrit par le syndicat.

L'annexe

Elle indique, à titre informatif, la somme correspondant aux charges courantes et aux charges hors budget payées par le vendeur sur les deux derniers exercices, l'objet et l'état des procédures judiciaires en cours dans lesquelles le syndicat est partie, et les éventuels travaux votés.

À lire : Pré-état daté : contenu, prix et comment l'obtenir moins cher

Combien coûte un état daté ?

Depuis le décret n° 2020-153 du 21 février 2020, le montant facturé par le syndic pour l'établissement de l'état daté ne peut dépasser 380 € TTC. Ce tarif doit apparaître dans le contrat de syndic, à la rubrique des frais imputables aux seuls copropriétaires, et avoir été approuvé par l'assemblée générale.

Ce plafond est un maximum, pas un tarif fixe : un syndic peut facturer moins. Il ne peut en revanche pas contourner le plafond en ajoutant des « frais d'urgence » ou des « frais de dossier » non prévus au contrat, ni en multipliant artificiellement les factures lorsque plusieurs lots sont vendus ensemble.

Qui paie l'état daté ?

Le syndic facture l'état daté au vendeur. Ce coût ne peut pas être imputé à l'ensemble des copropriétaires ni à l'acquéreur, sauf accord contraire entre vendeur et acheteur prévu dans le compromis. En pratique, le notaire le prélève sur le prix de vente.

Comment se déroule la procédure ?

1. La demande. Le notaire (ou le vendeur) demande l'état daté au syndic, souvent dès la signature du compromis.
2. L'établissement. Le syndic établit le document à partir de la comptabilité du lot. Aucun délai précis n'est fixé par les textes, mais le syndic doit agir avec diligence pour ne pas retarder la vente. Anticipez : demandez-le dès le compromis signé.
3. La signature de l'acte. Le notaire répartit les sommes conformément à l'état daté.
4. L'avis de mutation. Après la vente, le notaire informe le syndic du transfert de propriété (article 20 de la loi du 10 juillet 1965).
5. L'éventuelle opposition. Si le vendeur n'est pas à jour de ses charges, le syndic peut, dans un délai de quinze jours, former opposition au versement des fonds pour obtenir le paiement des sommes dues.

Que faire si le syndic facture plus de 380 € ?

Un montant supérieur au plafond est contestable. La démarche :

1. Vérifiez le contrat de syndic : le tarif de l'état daté y figure, et il ne peut dépasser 380 € TTC.
2. Écrivez au syndic pour demander le remboursement du trop-perçu, en citant le décret n° 2020-153 du 21 février 2020. Service-public.gouv.fr propose un modèle de lettre.
3. Alertez le conseil syndical, qui peut relayer la demande.
4. Signalez la pratique à la DGCCRF (plateforme SignalConso), qui contrôle le respect des règles de facturation des syndics.
5. En dernier recours, saisissez un conciliateur de justice (gratuit), puis le tribunal judiciaire.

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Les sommes dues après la vente : qui paie quoi ?

L'état daté éclaire une question qui suscite beaucoup de litiges : qui paie les travaux votés avant la vente ? La règle légale est simple : celui qui est propriétaire au moment où la provision est exigible la paie. Si un appel de fonds pour un ravalement voté avant la vente intervient après l'acte, c'est l'acquéreur qui le règle vis-à-vis du syndicat.

Vendeur et acquéreur peuvent toutefois convenir d'une autre répartition dans le compromis, par exemple faire supporter au vendeur les travaux votés avant la signature. Cette convention ne vaut qu'entre eux : elle n'est pas opposable au syndicat, qui réclamera toujours la somme au propriétaire en titre.

Conseils pratiques pour le vendeur

• Réglez vos charges à jour avant la vente : vous éviterez une opposition et des frais supplémentaires.
• Demandez l'état daté tôt, surtout en période estivale ou en fin d'année, quand les syndics sont moins disponibles.
• Négociez dans le compromis la prise en charge des travaux votés, et documentez-la à partir des procès-verbaux.
• Gardez la facture de l'état daté : en cas de dépassement du plafond, elle servira à votre réclamation.

Les erreurs fréquentes

• Confondre état daté et pré-état daté, et payer deux fois le syndic pour des informations largement identiques.
• Accepter une facture au-delà de 380 € TTC sans la contester.
• Oublier les travaux votés dans la négociation du compromis, puis découvrir un appel de fonds important après la vente.
• Vendre avec des charges impayées : le syndic formera opposition sur le prix, ce qui retarde le versement des fonds au vendeur.
• Demander l'état daté trop tard, au risque de repousser la signature de l'acte.

Exemple chiffré

Marie vend son appartement le 15 mai. L'état daté indique :

• dans la première partie, une provision du deuxième trimestre de 650 € non encore payée, et un appel de fonds pour travaux de toiture de 1 200 € exigible au 1^er avril, également impayé ;
• dans la deuxième partie, une avance de trésorerie de 300 € à lui rembourser ;
• dans la troisième partie, un appel de fonds de 1 200 € pour la seconde tranche des travaux de toiture, exigible au 1^er juillet, qui sera à la charge de l'acquéreur vis-à-vis du syndicat.

Le notaire retient 1 850 € sur le prix de vente pour régler le syndicat, et organise le remboursement de l'avance de 300 €. Si le compromis prévoit que les travaux de toiture votés avant la vente restent à la charge de Marie, le notaire peut aussi retenir 1 200 € sur le prix pour les reverser à l'acquéreur, qui paiera lui-même l'appel du 1^er juillet au syndicat.

La chronologie d'une vente en copropriété

Le cas des ventes de plusieurs lots

Lorsqu'un vendeur cède en même temps un appartement, une cave et un parking, certains syndics facturent un état daté par lot, multipliant le montant. Service-public.gouv.fr rappelle que le montant supérieur à 380 € TTC peut être contesté, y compris lorsque le syndic cumule les facturations pour plusieurs lots vendus ensemble. Faites préciser ce point par écrit avant la vente, et demandez au notaire de regrouper la demande.

À lire : Fiche synthétique de copropriété : contenu, mise à jour et obtention

Questions fréquentes

Sources

• Service-public.gouv.fr : Faut-il un état daté pour vendre un logement en copropriété ? (vérifié le 18 février 2026)
• Légifrance : décret n° 2020-153 du 21 février 2020
• Légifrance : décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 5
• Légifrance : décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025