Entretien des parties communes : obligations, contrats et coûts

Un hall propre, un ascenseur qui fonctionne, des espaces verts entretenus, des poubelles sorties à l'heure : l'entretien des parties communes conditionne le confort quotidien des résidents et la valeur des appartements. C'est aussi l'un des premiers postes du budget de la copropriété. Qui en a la charge, quels contrats sont obligatoires, combien cela coûte et comment le maîtriser ? Voici le tour d'horizon.

Qui est responsable de l'entretien ?

L'article 14 de la loi du 10 juillet 1965 confie au syndicat des copropriétaires la conservation et l'amélioration de l'immeuble ainsi que l'administration des parties communes. Le syndicat est responsable des dommages causés aux copropriétaires ou aux tiers ayant leur origine dans les parties communes, sans préjudice de toutes actions récursoires.

Le syndic, en tant qu'exécutant, doit administrer l'immeuble, pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d'urgence, faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci (article 18). Le conseil syndical contrôle sa gestion, notamment l'exécution des contrats.

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Les entretiens obligatoires

Plusieurs entretiens et vérifications sont imposés par la réglementation, quelle que soit la taille de la copropriété.

Le cas de l'ascenseur

L'ascenseur fait l'objet d'obligations particulièrement précises, issues du Code de la construction et de l'habitation. Le syndicat doit conclure un contrat d'entretien écrit, d'une durée minimale d'un an, comprenant notamment une visite toutes les six semaines, le nettoyage de la cuvette et des locaux techniques, le dépannage et certains remplacements de pièces. Un contrôle technique par un organisme indépendant est obligatoire tous les cinq ans. Le contrat d'ascenseur est souvent l'un des plus coûteux de la copropriété : il mérite d'être lu attentivement (pièces incluses, délais d'intervention, pénalités).

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Les entretiens courants laissés au choix de la copropriété

Le ménage des parties communes

Aucun texte n'impose une fréquence de nettoyage, mais le règlement sanitaire départemental impose des conditions d'hygiène, en particulier pour les locaux poubelles. La copropriété a le choix entre plusieurs formules :

• une société de nettoyage, liée par un contrat de prestation précisant la fréquence et le détail des tâches (hall, escaliers, vitres, ascenseur, sortie des conteneurs) ;
• un gardien ou un employé d'immeuble, salarié du syndicat, qui assure le ménage et souvent d'autres missions ;
• l'entretien par les copropriétaires eux-mêmes, à tour de rôle, une formule que l'on rencontre dans les petites copropriétés mais qui fonctionne rarement dans la durée.

Le gardien ou concierge

Le gardien d'immeuble est un salarié du syndicat des copropriétaires, soumis à la convention collective nationale des gardiens, concierges et employés d'immeubles. Il assure l'entretien, la surveillance, la distribution du courrier et souvent la sortie des poubelles. Le coût d'un gardien (salaire, charges sociales, logement de fonction) est élevé, mais son rôle de présence est apprécié. La suppression du poste de gardien et l'aliénation de sa loge relèvent de règles de majorité particulières lorsque le poste est prévu par le règlement.

Les espaces verts

Tonte, taille des haies, élagage, ramassage des feuilles : un contrat avec un paysagiste est la solution la plus courante. Les jardins à jouissance privative sont en principe entretenus par le copropriétaire qui en a l'usage, sauf stipulation contraire du règlement ; les gros travaux (abattage d'un arbre, par exemple) restent souvent à la charge du syndicat.

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Les locaux poubelles et la gestion des déchets

Le local poubelles doit être maintenu propre et désinfecté régulièrement, en application du règlement sanitaire départemental. La sortie et la rentrée des bacs aux jours de collecte sont souvent confiées au gardien ou à la société de nettoyage. Depuis la généralisation du tri des biodéchets, certaines copropriétés aménagent un composteur collectif ou des bacs dédiés, sur décision de l'assemblée.

Les autres prestations

• la désinsectisation et la dératisation des parties communes, obligatoires en cas d'infestation ;
• l'entretien de la ventilation mécanique contrôlée collective ;
• le nettoyage des gouttières et des toitures-terrasses ;
• l'entretien de l'interphone, du contrôle d'accès et de la vidéosurveillance ;
• l'éclairage des parties communes (remplacement des ampoules, minuteries, détecteurs de présence).

Entretien courant ou travaux : une distinction importante

La loi distingue les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration, qui figurent dans le budget prévisionnel voté chaque année, et les dépenses pour travaux non comprises dans ce budget, votées séparément. Les menues réparations, le remplacement d'éléments d'équipement de faible valeur et les contrats de maintenance relèvent du budget. Le remplacement de la chaudière, la réfection de la toiture ou le ravalement sont des travaux hors budget, appelés par provisions spécifiques.

Le carnet d'entretien : la mémoire de l'immeuble

Le syndic doit tenir à jour un carnet d'entretien qui mentionne notamment les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs et leur échéance, ainsi que l'année de réalisation des travaux importants. C'est l'outil qui permet de vérifier que les contrats obligatoires existent et sont suivis.

Combien coûte l'entretien des parties communes ?

Les coûts varient énormément selon la taille de l'immeuble, la présence d'un ascenseur, d'un gardien, d'espaces verts ou d'un chauffage collectif, et la région. Quelques ordres de grandeur permettent de se repérer :

• le nettoyage par une société représente souvent quelques centaines d'euros par mois pour un immeuble moyen, selon la fréquence de passage ;
• le contrat d'ascenseur se chiffre en général en milliers d'euros par an et par appareil, selon le type de contrat ;
• un gardien à temps plein représente le poste le plus lourd, mais il remplace plusieurs prestataires.

Plutôt que de vous fier à des moyennes nationales, comparez votre budget à celui des années précédentes et à des copropriétés similaires, et faites jouer la concurrence.

Comment réduire les coûts d'entretien

1. Remettre les contrats en concurrence régulièrement. L'assemblée peut fixer un montant au-delà duquel la mise en concurrence est obligatoire. Le conseil syndical peut lui-même demander des devis.
2. Lire les clauses de reconduction. Beaucoup de contrats se renouvellent tacitement pour plusieurs années : notez les dates de préavis.
3. Adapter les prestations aux besoins réels. Un passage de ménage par semaine au lieu de deux, un contrat d'ascenseur « normal » plutôt que « étendu » peuvent suffire.
4. Réduire les consommations d'énergie des parties communes : éclairage LED avec détecteurs de présence, horloges, renégociation du contrat d'électricité.
5. Contrôler l'exécution. Une fiche de passage, des photos, un échange régulier avec le prestataire permettent de vérifier que ce qui est payé est réalisé.

Que faire si l'entretien n'est pas assuré ?

Si les parties communes sont mal entretenues, commencez par alerter le syndic par écrit, avec des photos. Le conseil syndical peut lui demander de faire respecter le contrat ou de le résilier. Si le syndic ne réagit pas, l'assemblée peut lui demander des comptes, voire choisir un autre syndic. En cas de dommage causé par un défaut d'entretien (chute dans un escalier glissant, infiltration), la responsabilité du syndicat peut être engagée.

Le rôle du conseil syndical dans le suivi de l'entretien

Le conseil syndical n'a pas de pouvoir de décision sur l'entretien courant, qui relève du syndic dans la limite du budget voté. Mais il a un rôle de contrôle et de proposition essentiel, souvent sous-estimé.

Contrôler les contrats

Le conseil syndical peut prendre connaissance de tous les contrats conclus par le syndic et demander copie de toute pièce relative à la gestion de la copropriété. Une revue annuelle des contrats d'entretien permet de vérifier leur contenu, leur prix, leurs dates d'échéance et leur exécution. C'est le moment de repérer les doublons, les prestations inutiles ou les clauses de reconduction défavorables.

Faire des visites régulières

Une visite de l'immeuble avec le syndic, une ou deux fois par an, permet de constater l'état des parties communes, de signaler les défauts d'entretien et de préparer les travaux à proposer à l'assemblée. Les copropriétaires peuvent signaler les problèmes au conseil syndical, qui centralise et transmet au syndic.

Préparer le budget

Le budget prévisionnel est préparé par le syndic en concertation avec le conseil syndical. C'est l'occasion d'ajuster les postes d'entretien aux besoins réels, de prévoir les augmentations prévisibles (indexation des contrats, hausse des prix de l'énergie) et de proposer des économies.

Proposer des mises en concurrence

Le conseil syndical peut demander lui-même des devis à d'autres prestataires et les présenter au syndic et à l'assemblée. L'assemblée fixe par ailleurs le montant des marchés et contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est obligatoire, et celui à partir duquel une mise en concurrence est requise.

Les charges d'entretien récupérables sur les locataires

Pour les copropriétaires bailleurs, une partie des dépenses d'entretien des parties communes peut être refacturée au locataire au titre des charges récupérables : nettoyage des parties communes, entretien courant de l'ascenseur, électricité des parties communes, entretien des espaces verts, et une partie de la rémunération du gardien selon les tâches qu'il effectue. La liste est fixée par décret et elle est limitative. Les travaux d'amélioration, les honoraires du syndic ou les grosses réparations restent à la charge du propriétaire. Le syndic indique, dans le décompte annuel des charges, la part récupérable de chaque poste, ce qui facilite la régularisation avec le locataire.

Questions fréquentes

Sources

• Légifrance : loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, articles 14, 14-1 et 18
• Légifrance : obligations d'entretien et de contrôle technique des ascenseurs (Code de la construction et de l'habitation)
• Service-public.gouv.fr : charges locatives récupérables
• ANIL : fiches copropriété